Acerca de
DonHermes es el mejor aliado del contador:
- Elimina los tiempos dedicados a la lectura y descargue de las facturas electrónicas de proveedores
- Le permite dedicar más horas al análisis de los datos y a la revisión de resultados
- Disminuye los costos de la operación contable
- Reduce posibles errores en la causación, realizando cruces de datos previos
- Con reglas de validación de datos determinadas por el contador, garantiza la calidad de los registros contables
- Le ayuda a detectar diferencias con la información registrada en la DIAN
- Disminuye tiempos de contabilización de la factura de compras
- Facilita la entrega de estados financieros a tiempo, apoyando la toma de decisiones a tiempo
DonHermes es el resultado de la experiencia de 100Digital, desarrollando más de 80 bots de automatización para diferentes procesos durante varios años
Funciones
Lee las factura electrónicas de proveedores y las contabiliza
Descarga
Ya sea desde tu correo electrónico, tu carpeta de facturas aprobadas o tu sistema de gestión
documental. DonHermes accede y descarga las facturas electrónicas
Valida Datos
Valida de manera inteligente los datos de las facturas con la informacion de tu empresa:NIT,
proveedores, pedidos,entradas de inventario Etc
Cruce DIAN
Cruza la facturación recibida en la empresa con la facturación registrada en la DIAN. El
cruce lo realiza en las dos vías, detectando diferencias que alertan al contador sobre facturas no
recibidas.
Contabiliza
Automaticamente contabiliza las facturas de varias formas: Causación por orden de compra, causación
entrada
de inventario y causación por centro de costo
Lee los RUT en formato pdf y genera archivo de cargue
Descarga
Desde una carpeta lee los RUT de clientes y/o proveedores. DonHermes descarga el documento en formato pdf y extrae la informacion
Registra
Automaticamente genera archivo de cargue de terceros en el sistema contable
Descarga
Ya sea desde tu correo electrónico, tu carpeta de facturas aprobadas o tu sistema de gestión documental. DonHermes accede y descarga las facturas electrónicas
Valida Datos
Valida de manera inteligente los datos de las facturas con la informacion de tu empresa:NIT, proveedores, pedidos,entradas de inventario Etc
Cruce DIAN
Cruza la facturación recibida en la empresa con la facturación registrada en la DIAN. El cruce lo realiza en las dos vías, detectando diferencias que alertan al contador sobre facturas no recibidas.
Contabiliza
Automaticamente contabiliza las facturas de varias formas: Causación por orden de compra, causación entrada de inventario y causación por centro de costo
Lee los RUT en formato pdf y genera archivo de cargue
Descarga
Desde una carpeta lee los RUT de clientes y/o proveedores. DonHermes descarga el documento en formato pdf y extrae la informacion
Registra
Automaticamente genera archivo de cargue de terceros en el sistema contable
Así trabaja DonHermes
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Facturas Descargadas
0
XML Leidos
0
Datos Validados
0
Facturas Causadas
Operaciones
Ahorro de Tiempo
100DIGITAL
Di adiós a las horas dedicadas a la entrada manual de datos. DonHermes acelera el proceso, permitiéndote centrarte en tareas más estratégicas.
Mejora en la Calidad de Datos
100DIGITAL
Valida y filtra meticulosamente las facturas, garantizando una entrada de datos precisa y reduciendo el riesgo de errores.
Información Oportuna
100DIGITAL
Disfruta de acceso en tiempo real a cifras financieras cruciales. DonHermes facilita la generación rápida de datos financieros esenciales.
Proceso Estandarizado
100DIGITAL
Tu proceso de causación de facturas se vuelve consistente y estandarizado, asegurando uniformidad en todas tus operaciones.
Eficiencia en Costos
100DIGITAL
Agiliza tus operaciones y reduce los costos de procesamiento. DonHermes maximiza la eficiencia al tiempo que minimiza los gastos.
Aumentamos la satisfacción de los clientes
100DIGITAL
Con tiempos más cortos, datos sin errores, atención 7x24, nuestros clientes
estarán
felices del trabajo de nuestros
Asistentes Digitales.
Mitigación de Riesgos
100DIGITAL
El cruce con el archivo Token_Dian ayuda al contador a garantizar la completitud de registros contables, mitigando riesgos de multas.
Tiempo para el Análisis de los Datos
100DIGITAL
DonHermes se dedica a las tareas repetitivas dándole tiempo al contador para el análisis de los datos y la generación de alertas tempranas para la toma de decisiones empresariales
Estadísticas
DonHermes garantiza la causación exitosa mediante validaciones previas de calidad de los datos
No esperes más y empieza tu experiencia con DonHermes.
Preguntas Frecuentes
Descarga y Lectura
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¿DonHermes elimina a los contadores?
No. DonHermes es sólo una herramienta que acompaña la operación contable con el liderazgo, la coordinación y el control de un experto contable.
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¿Qué tipo de cuentas de correo electrónico se leen?
Don Hermes puede leer todo tipo de cuentas de correos electrónicos, los más frecuentes son Gmail y MSOffice 365.
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¿Qué pasa si al correo donde llegan las facturas, llegan documentos adicionales?
Don Hermes identifica los correos de acuerdo con la estructura del Asunto definida por la DIAN para facturas electrónicas. Los correos que no cumplan con dicha especificación, no serán leídos.
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¿Cuáles son los formatos de descompresión válidos?
Don Hermes descomprime los adjuntos en WinZip y Winrar. Otros formatos pueden ser probados.
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¿Qué pasa si la factura está fuera del período contable?
Don Hermes procesa las facturas que están en el período definido y rechazará las que no lo están.
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¿A dónde deben llegar las facturas electrónicas?
Don Hermes puede leer y descargar las facturas del correo electrónico, de un gestor documental o de una carpeta
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Es obligatorio cruzar la factura electrónica con la orden de compra?
No es obligatorio, es opcional.
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Puede detectar facturación proveniente de municipios nuevos?
Si, cada empresa le entrega a DonHermes la lista de municipios usuales, cuando llega una factura de un municipio nuevo, DonHermes la detecta y genera una alerta
Causación
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¿Qué pasa si el ERP rechaza la factura?
Don Hermes válida varios datos antes de ingresar la factura para evitar fallas en el registro. Sin embargo, si el ERP la rechaza, Don Hermes toma nota del error y lo entrega en el informe final.
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¿Qué tipos de causación se pueden realizar?
Don Hermes puede realizar varios tipos de causación, las más frecuentes son: causación con base en la orden de pedido, causación con base en la entrada de inventario, causación con distribución por centro de costos, causación para inventariables, causación para bienes y servicios. Los tipos de causación se configuran de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
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¿Cuánto tiempo demora procesando una factura electrónica?
Desde el descargue, hasta la causación, el procesamiento puede demorar entre 0,8 y 1.5 minutos dependiendo de los tiempos de respuesta del ERP.
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¿Qué pasa si un proveedor no está creado en el ERP?
Don Hermes puede validar el proveedor en dos momentos. Primero, antes de ejecutar el proceso de causación, puede cruzar con la lista de proveedores del cliente y generar la lista de proveedores que no existen para que el cliente los cree previamente. Segundo, durante la causación, leerá el mensaje enviado por el ERP y lo entregará en el informe de resultados
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¿Qué tipo de impuestos puede manejar?
Don Hermes puede validar el cálculo de IVA y puede calcular la retención en la fuente y el ICA de acuerdo con una tabla de referencia que suministra el cliente
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¿Maneja aspectos relacionados con recargos y descuentos?
Si los recargos y/o descuentos vienen en el formato XML, Don Hermes puede realizar una causación especial para estos casos
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¿Puede causar cobros de servicios públicos sin factura XML?
Si, con información suministrada por el cliente, puede realizarlo.
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¿Puede buscar soportes en otras carpetas o repositorios ?
Si, en el lugar que indique el cliente.
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¿Como realiza el cruce con la DIAN?
El experto contable de la empresa debe ingresar a la DIAN y descargar el archivo de las facturas que llegaron y dejarlo en una carpeta compartida que leerá DonHermes para realizar el cruce
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Todas las reglas de validación de DonHermes son obligatorias?
No, el experto contable puede seleccionar las reglas que apliquen en la empresa que desea procesar, parametrizándolas en la plataforma DonHermes
Contacto
Location:
Calle 99 No. 49 - 38 Edificio Centum Business, Bogotá, Colombia
Email:
contacto@100digital.com.co
Call:
(+57) 313 394 4619